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采购公告

项目概况

 (企事业退休职工档案电子化管理) 采购项目的潜在供应商应在（线上）获取采购文件，并于  2025 年 12 月 1 日13 点 30 分（北京时间）前提交响应文件。

一、项目基本情况

项目编号：JH25-210600-04129

项目名称：企事业退休职工档案电子化管理

采购方式： 竞争性磋商

预算金额：300,000.00元

最高限价（如有）：300,000.00元

采购需求：

一、项目名称：企事业退休职工档案电子化管理

二、项目背景：为加快推进我市企业退休人员人事档案规范化管理，提高退休人员人事档案管理水平，尽快适应大数据时代基础服务需求，有效的保护和利用档案。

三、项目建设工作要求

（一）法律法规、政策及标准规范要求

整个项目建设须遵循以下法律法规、政策及标准规范。

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法》

3.《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于国有企业退休人

员社会化管理的指导意见>的通知》（厅字【2019】19号）

4.《中共辽宁省委办公厅 ******人民政府办公厅关于印发<辽

宁省国有企业退休人员社会化管理工作方案>的通知》（厅秘发【2019】108号）

5.《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工

作实施细则》（辽退管办【2019】1号）

6. GB/T 22239-2008 信息系统安全等级保护基本要求

7. DA/T1-2000 中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语

8. DA/T31-2017 纸质档案数字化规范

9. DA/T18 档案著录规则

10. DA/T22-2000 归档文件整理规则（2015年以及之前年度的文件按照此标准整理）

11. DA/T22-2015 归档文件整理规则（从2016年开始的文件按照此标准整理）

12. GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区代码

13. GB/T4754-2002 国民经济行业分类

14. GB 1174-1997 全国组织机构代码编制规则

15. GB/T 112402 经济类型分类与代码

16. GB 11643-1999 公民身份证号码

17. GB/T4658 学历代码

18. GB/T8561 专业技术职称代码

19. GB/T 19253-2003 信息技术 数据元值的格式表示法

20. GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南

21. GB/T 17235.2-1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试

（二）档案基础信息采集归集和数字化要求

1.实体档案标准化整理要求

档案整理应遵守相关标准规范，并根据采购方档案管理业务部门要求，对档案进行分类、整理、排序，拆除档案的装订线，去掉夹杂在档案中的残余纸、曲别针、大头针、订书针等物品，编制页码，打印卷内目录和备考表等工作，同时形成散页材料，提高档案数字化加工效率和正确率，具体要求如下：

（1）档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标方必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《档案借调\归还申请表》、《档案交接登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

（2）启钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，对不符合规格的档案材料,在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。

（3）检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象。拆卷时应注意保护档案不受损害。同时检查案卷封面上的档案号、姓名、条码标签等是否完整，是否与档案文件一致,卷内文件份数与实际是否相符，案卷内情况与原目录是否一致,对不一致处应建立勘误表进行登记造册，统一移交采购方。

（4）按照规定的人事档案分类规则对档案进行鉴别、分类，并编制填写类别号、页码。类别号编在右上角；页码按照图书编码法编制，从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写。根据档案材料的类别和排列顺序对档案进行著录，并印制目录纸。如材料分类存在分歧，必须与采购方沟通确定。

档案分类规则如下：

档案材料分类表

（5）对原装订的整卷档案须重新拆装核对。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，按照规定的人事档案分类规则进行分类并填写类别号、编码。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。（对拆装须使用的工具及复原材料由中标方提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）

装订。拆除整理过含装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；装订需采购三孔活页弹簧夹进行装订，按照档案材料分类排列，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，要制作案卷备考表，在备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁、不准出现涂改的现象。

（7）装卷。装订好的档案需按照采购方档案管理部门要求进行装卷。档案袋封面上填写、粘贴相应内容和标签。档案袋必须结实牢固、便于书写文字和粘贴档案标识标签、便于上架摆放和实物盘点。相关规格、样式及材质要求见“5.包装要求”。

（8）制作档案数字化加工工作流程单，注明每卷档案的页数及其他的特殊情况。

2.基础信息采集归集要求

采集范围及技术标准按要求执行。具体采集内容包括：姓名、公民身份证号码、出生日期、性别、民族、政治面貌、参加组织时间、参加工作日期、最高学位、最高学历、最高学历毕业日期、最高学历毕业院校、最高学历所学专业名称、户籍行政区划、手机号码、存档编号、存档状态、存档性质、现档案管理机构名称、转入日期、转入原因、原存档单位名称、转出日期、转出原因、转往单位名称等。

3.档案数字化加工要求

参照执行《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870—2017）。

档案数字化工作要遵循以下总则：严格管理、明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括目录著录、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、档案装订，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

（1）目录著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案级目录数据库，确保目录的准确率。应根据档案管理平台信息采集的内容和要求，正确的完成数据录入的工作。严格按照相关的行业标准与规范进行并导入档案管理平台中，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与采购方档案管理部门沟通确定。

（2）档案扫描

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的文件及档号和扫描页数，具体要求如下：

1）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。

2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

3）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购方要求，不能更改为灰度或黑白模式；

4）兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以JPEG格式存储，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况以及照片档案，可将分辨率提高到600dpi。

5）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

6）档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

7）图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

8）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

9）区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

10）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

11）对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

12）对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

13）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

******居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

15）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

16）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

17）纸质档案数字化标准

按照《DA/T 31—2017纸质档案数字化规范》执行。

（3）图像处理

应对扫描后的图像进行逐******居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

（4）数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与档案整理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

（5）条目质检

系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

（6）文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，备份制作两份，包含档案目录和全文数据。

（7）质量保障要求

1质量自检：中标方必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到采购方数据质量标准后，才能提交采购方验收。

2过程管理：中标方在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

3.补充材料处理要求

对已完成前述处理的档案，如发生材料补充情形的，需按前述要求进行整理归档、信息采集和数字化加工等工作。能根据有关规则自动命名并自动插入到对应的补充类别里。范围和标准执行前述档案整理、信息采集和数字化规定。

4.包装要求

（1）人事档案袋要求

提供标准的，符合国家标准质量的档案袋。

（2）目录纸码样式要求

抬头：方正小标宋_GBK，18#字体

条码正文的档案号：RC******052014Y******0：创艺简标宋，8#字体

表头：黑体，12#字体

大类标题：黑体，12#字体

小类标题：华文楷体，12#字体

材料序号：Times New Roman，12#字体

材料形成时间：Times New Roman，12#字体

材料页数：Times New Roman，12#字体

材料题名：方正仿宋_GBK，12#字体

每个类别（包括大小类）要在内容后面空5行。

（3）人事档案装订要求

人事档案材料和目录原则上采用国际标准A4纸型（297×210mm）。根据辽宁流动人员人事档案规格，部分档案纸型调整成16K。材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。

A4纸型档案材料打孔样式             A4纸型档案材料装订边样式

单位：mm                           单位：mm

5.档案加工管理系统部署

中标方需要建设本地的档案管理系统，方便以后工作人员对档案的基本操作，根据现场档案情况开发档案加工辅助工具，档案入库录入，档案转出登记，档案盘点，档案位置信息标记，档案位置信息标签打印，档案位置信息查询等。开发移动端使用软件方便库房盘点使用，内外网使用接口通讯加密方式，数据保存内网环境，保证数据安全。

6.完成数量：5000卷。

四、质量要求

中标方应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证整个项目工作符合质量要求，高质量地完成工作任务。对档案整理拆分、数字化加工、整理装卷等环节进行同步抽查自检。中标方必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到采购方数据质量验收标准后，才能提交采购方验收。投标方需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

项目完成期限：签订合同之日起6个月

付款方式：具体合同约定

（三）整理质量检查

在档案整理环节，制定档案整理质量检查机制，以抽检的方式为主进行检查，抽检比例不低于30%。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷内文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，应及时进行返工重新整理。

（四）数字化加工质量检查

在档案信息数据采集录入和档案扫描环节，制定相应的质量检查机制，对采集录入的信息数据、目录与扫描完后的图像等导入完毕的数据进行检查， 整理质量检查的抽检对象和比例相同。检查电子影像的页数与原始案卷是否一致，检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确，检查电子影像是否清晰，检查目录与对应影像的挂接是否正确。对发现的错误进行及时修正。

（五）实物档案质检

在进行档案重新整理装卷时，必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回中标方全部质检。对已发现的问题，中标方须及时采取补救措施，并承担相应责任。

（六）抽检验收要求

1.抽检验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

目录核对、完善：以卷为单位，关键字段（序号、材料名称、日期、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤3‰。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率99%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%

档案原始材料：100%不缺失。

2.抽检验收审核

成果质量采取日常抽检验收的方式进行，抽检验收对象包括实体档案和成果数据。日常抽检验收比例不得低于各批次交付量的10%。

在对各批次日常抽检验收结果进行综合评估的基础上，直接作出阶段性验收或项目整体验收结论。如有必要，也可结合定量抽检方式进行，抽检数量或比例根据实际情况确定。

中标方按批次提交的实体档案和成果数据，不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方全面自检，在退回自检期间，采购方将不再向中标方提供加工的档案。

采购方在验收中检出的错误，中标方应及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。

全部档案验收“通过”的结论，必须经领导审核、签字后方有效。

如全部档案数字化加工完成后不能通过验收的，视为中标单位违约。

实体档案、成果数据验收合格后，中标方须使用移动硬盘将成果数据备份提交给采购方，著录条目和全文数据向档案管理平台及数据库迁移（▲投标方需在标书中有明确的挂接方案）。

（七）实施人员要求

1.中标方在项目实施过程中需派一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队到采购方指定工作场所开展档案整理和数字化加工。团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案整理和数字化加工项目全流程管理。

2.中标方负责有计划地每月对实施团队员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理、数字化加工业务的培训；采购方可对中标方工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，可要求调换。

3.中标方应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购方同意。

4.作息时间：应与采购方工作时间同步，特殊情况应加班完成工作任务，工作人员上班时间应佩带工牌。

（八）安全保密要求

中标方需严格遵守《档案法》和《保密法》，与采购方签订《保密协议》，对在档案整理和数字化加工服务中涉及到的档案内容承担保密义务。中标方应做到：

1．中标后中标方参与本项目的所有工作人员需提供本人身份证明，需通过采购方的审核，必要时提供政审材料，并登记备案。中标方需向采购方提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

2．项目实施过程中，中标方如需更换、增加工作人员，需提前一周向采购方提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。并做好完整的人员调整更换记录。

3．中标方参与本项目的工作人员需接受采购方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

4．除钥匙及眼镜等外，中标方工作人员未经采购方同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、相机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入档案加工工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

5．未经采购方批准，中标方不得以任何形式复制任何档案数据。

6．中标方工作人员对档案材料分类、鉴定有不清楚，剔除同一案卷内的重复文件等均需经采购方有关人员审核同意后方可实施。

7．项目加工工作室内的废纸需集中放置，中标方每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

8．中标方工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

9．项目中涉及到的各类存储设备（电脑硬盘、U盘、光盘、移动硬盘、专用存储器等）的所有权归采购方所有，中标方不得擅自处理或带走。

10．投标方投标文件中需向采购方提供书面保密承诺。

（九）项目延时：

如因中标方原因，导致项目延时，需提供相关的免责依据。

合同履行期限：签订合同之日起6个月

需落实的政府采购政策内容：中小微企业、监狱企业、残疾人企业等相关扶持政策。

本项目（是/否）接受联合体：否。

二、供应商的资格要求：

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：（本项目属于专门面向中小微企业采购的项目，供应商应为中小微企业、监狱企业、残疾人福利性单位。)

3.本项目的特定资格要求：无。

三、政府采购供应商入库须知

参加辽宁省政府采购活动的供应商未进入辽宁省政府采购供应商库的，请详阅辽宁政府采购网 “首页—政策法规”中公布的“政府采购供应商入库”的相关规定，及时办理入库登记手续。填写单位名称、统一社会信用代码和联系人等简要信息，由系统自动开通账号后，即可参与政府采购活动。具体规定详见《关于进一步优化辽宁省政府采购供应商入库程序的通知》（辽财采函〔2020〕198号）。

四、获取采购文件

时间：时间：2025年11月19日00时00分至2025年11月25日23时59分（北京时间，法定节假日除外）

地点：线上获取（辽宁政府采购网）

方式：线上

售价：免费

五、响应文件提交

截止时间：  2025 年 12 月 1 日  13  点  30  分（北京时间）

地点：丹东市公共资源交易中心（丹东市新区银河大街******服务中心一楼开标室二）。

六、开启

时间： 2025 年 12 月 1 日  13  点  30  分

地点：丹东市公共资源交易中心（丹东市新区银河大街******服务中心一楼开标室二）。

七、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日。

八、质疑与投诉

供应商认为自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，向采购代理机构或采购人提出质疑。

1、接收质疑函方式：书面纸质质疑函

2、质疑函内容、格式：应符合《政府采购质疑和投诉办法》相关规定和财政部制定的《政府采购质疑函范本》格式，详见辽宁政府采购网。

质疑供应商对采购人、采购代理机构的答复不满意，或者采购人、采购代理机构未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向本级财政部门提起投诉。

九、 其他补充事宜

1、本项目为全流程电子化采购项目，参与本项目的供应商请详阅辽宁政府采购网首页“关于办理CA数字证书的通知”、“首页-办事指南”中 “辽宁政府采购网新版系统供应商操作手册”、“辽宁省政府采购网供应商制作电子标书操作手册”。自行办理政府采购CA数字证书并学习电子投标（响应）文件制作教程，技术问题可拨打平台运维服务电话咨询：400-128-8588，CA办理问题请咨询CA认证机构。供应商因自身操作问题导致的一切不良后果由供应商自身负责。

2、本项目要求供应商代表现场参加开标会议，供应商需自行准备电子设备进行现场或远程解密，解密时间不得超过30分钟，代理公司不提供解密设备及解密环节的相关服务，因政府采购系统原因，采购代理机构将酌情延长解密时长。

3、供应商除在电子评审系统上传响应文件外，须在提交响应文件截止时间前，将备份文件密封送至开标现场。保证并承诺备份文件与电子评审系统中上传的投标（响应）文件内容、格式一致，以备系统突发故障使用。供应商仅提交备份文件的，投标（响应）无效。

4、供应商在电子评审活动中出现以下情形的，应按如下规定进行处理：

（1）因供应商原因造成投标文件未解密的；

（2）因供应商自用设备原因造成的未在规定时间内解密、上传文件或投标（响应）报价等问题影响电子评审的；

（3）因供应商原因未对文件校验造成信息缺失、文件内容或格式不正确以及备份文件不符合要求等问题影响评审的。

出现前款（1）（2）情形的，视为放弃投标（响应）；出现前款（3）情形的，由供应商自行承担相应责任。

之前未在丹东市公共资源交易平台注册过的供应商请点击

******:8605/TPBidder/huiyuaninfomis2/pages/huiyuanregister/Agree网址在丹东市公共资源交易平台进行登记注册，之前已在丹东市公共资源交易平台注册过的供应商无需进行二次注册。

请随时关注辽宁政府采购网发布的更正公告，如因未关注更正公告发生的任何问题，由供应商自行负责。

十、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人信息

名称：******服务中心　

地址：　丹东市振兴区青年大街67号　

联系方式：　　0415-******　 　　　

2.采购代理机构信息

名    称：******有限公司

地　　址：丹东市沿江开发区H区51号楼302室

联系方式：******

邮箱地址：******

开户行：******银行丹东分行营业部

账户名称：******有限公司 

账号：******************8

3.项目联系方式

项目联系人：史晓倩

电　话：******